Privacy beleid Opera Gelderland-Oost (hierna OGO)

Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 016/679). De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming vraagt per 25 mei 2018 van organisaties een aantal antwoorden die in het privacy beleid moeten worden opgenomen.

1. Het doel van het bewaren van de persoonsgegevens ledenbestand) is het naar behoren laten functioneren van de vereniging. Hierbij valt te denken aan het rondsturen van mededelingen, nieuwsbrieven en uitnodigingen, het innen van contributie en donaties, het bijhouden van jubilea en lief en leed, het bijhouden van statistieken en voor onderlinge communicatie tussen leden.

2. Het bestuur is verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens.

3. Van de leden zijn de volgende persoonsgegevens in een bestand opgenomen en daar is een overzicht van: Naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mail adres, geboortedatum, ingangsdatum lidmaatschap, pasfoto en bankrekeningnummer.
Van de donateurs/vrienden van het koor worden slechts de naam, adres, postcode, woonplaats en donatiebedrag en bankrekeningnummer in een bestand bijgehouden. Op een presentielijst komen alleen de namen van de leden voor. In de e-mailberichten van of namens het bestuur worden de geadresseerden uitsluitend in BCC opgenomen.

4. Op een besloten gedeelte van de website van de vereniging, dat met een wachtwoord beveiligd is, staan foto’s met namen van leden.
Op de website kunnen foto’s geplaatst zijn van koorleden die gemaakt zijn tijdens concerten, koorreizen, open dagen etc. ten dienste van een (foto)verslag van bedoelde evenementen. Het bestuur maakt geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken.

5. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens vastgelegd. Alleen met toestemming van het lid zelf worden bijzondere persoonsgegevens, zoals omtrent gezondheid, met andere leden gedeeld.

6. Leden hebben specifieke rechten omtrent de verwerking van de persoonsgegevens door OGO. Bij de secretaris van OGO kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. OGO neemt dit verzoek in behandeling en informeert u binnen een maand hierover.

7. De persoonsgegevens van leden worden bewaard op de computers van de secretaris, ledenadministratie en penningmeester zolang men lid of donateur is van het koor. Na overlijden of opzegging houden we ons aan wettelijke bewaartermijnen. Van oud-leden worden de adresgegevens bewaard om oud-leden op de hoogte te kunnen brengen van speciale gelegenheden van OGO.
De Pc’s en/of laptops zijn adequaat beschermd door virus- en of malware programma’s.

8. Alle leden zijn in het bezit van een actuele ledenlijst met daarin vermeld: Naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), e-mailadres, geboortedatum, ingangsdatum lidmaatschap, stemgroep en deelname aan een commissie. Leden die bezwaar hebben tegen gehele of gedeeltelijke vermelding op deze ledenlijst kunnen hiervoor bezwaar indienen bij de secretaris. De ledenlijst wordt aan dit verzoek aangepast. Deze ledenlijst is uitsluitend bestemd voor de leden. Leden gaan zorgvuldig om met de ledenlijst en voorkomen dat de ledenlijst in andere handen komt. Als dit toch gebeurt, zijn leden verplicht dit te melden bij de secretaris.

9. Er worden geen overeenkomsten afgesloten met derden die de persoonsgegevens willen benutten voor eigen gebruik.

10. Bij mogelijke datalekken zal de secretaris, zodra deze is geïnformeerd, de leden op de hoogte stellen van het datalek.